Должностная инструкция заместителя генерального директора по поддержки бизнеса

Должностная инструкция создана для обобщенной трудовой функции: Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации из профстандарта № 1096 (Специалист административно-хозяйственной деятельности).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заместителя генерального директора по поддержки бизнеса

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность заместителя генерального директора по поддержки бизнеса подразделения «Структурные технологии» (далее - Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса) Ассоциация «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» (далее Учреждение).

1.2. На должность заместителя генерального директора по поддержки бизнеса назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

Дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года);

Высшее образование (непрофильное) - специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;

Высшее образование - специалитет или магистратура;

с опытом практической работы:

Не менее пяти лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения;

1.3. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса должен знать:

Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Основы бизнес-планирования;

Социальная политика организации;

Основы психологии, делового общения;

Правила деловой переписки;

Бизнес-план организации;

Структура организации;

Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

Структура и принципы организации организационной поддержки;

Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

Основы управления организацией;

Методика внедрения локальных нормативных актов;

Стратегия развития организации;

Методика разработки локальных нормативных актов;

Структура и принципы организации документационной поддержки;

Методы оценки персонала и результатов труда;

Методы построения бизнес-планов;

Основы риск-менеджмента;

Методы контроля бизнес-процессов;

Правила делового этикета;

Основы конфликтологии;

Основы управления проектами и изменениями;

Политика управления персоналом организации;

Основы управления персоналом и его мотивации;

Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Методы анализа бизнес-процессов;

Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Структура и принципы организации административной поддержки;

Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

Правила деловой переписки;

Методика внедрения локальных нормативных актов;

Методы контроля бизнес-процессов;

Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

Структура и принципы организации административной поддержки;

Методические документы по финансовому анализу;

Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Бизнес-план организации;

Основы управления проектами и изменениями;

Структура и принципы организации документационной поддержки;

Основы управления организацией;

Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

Методы анализа бизнес-процессов;

Структура и принципы организации организационной поддержки;

Методы построения бизнес-планов;

Методика разработки локальных нормативных актов;

Основы бизнес-планирования;

Методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;

Правила делового этикета;

Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Основы риск-менеджмента;

Структура организации;

Стратегия развития организации;

Основы финансового менеджмента;

Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

Методы контроля бизнес-процессов;

Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Структура и принципы организации организационной поддержки;

Основы риск-менеджмента;

Правила деловой переписки;

Основы бизнес-планирования;

Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Структура и принципы организации документационной поддержки;

Основы управления проектами и изменениями;

Правила делового этикета;

Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

Основы психологии, делового общения;

Структура и принципы организации административной поддержки;

Основы конфликтологии;

Структура организации;

Методы построения бизнес-планов;

Стратегия развития организации;

Методы анализа бизнес-процессов;

Основы управления организацией;

Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Бизнес-план организации;

Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

Методика внедрения локальных нормативных актов;

Методика разработки локальных нормативных актов;

Основы конфликтологии;

Бизнес-план организации;

Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

Правила делового этикета;

Стратегия развития организации;

Методы анализа бизнес-процессов;

Методика разработки локальных нормативных актов;

Основы управления проектами и изменениями;

Основы управления организацией;

Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Структура организации;

Структура и принципы организации документационной поддержки;

Правила деловой переписки;

Методика внедрения локальных нормативных актов;

Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

Структура и принципы организации административной поддержки;

Методы контроля бизнес-процессов;

Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

Основы риск-менеджмента;

Основы психологии, делового общения;

Структура и принципы организации организационной поддержки;

Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

1.4. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса должен уметь:

Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

Работать с большим объемом информации;

Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

Управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной;

Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;

Использовать средства коммуникации;

Координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками подразделений, а также с представителями внешней среды организации;

Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;

Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

Определять показатели эффективности работы персонала подразделений;

Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

Проверять качество информации, полученной в процессе бюджетирования деятельности подразделения;

Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

Использовать методы финансовых вычислений и анализа;

Планировать и разрабатывать бюджеты;

Планировать использование финансовых ресурсов в краткосрочной и долгосрочной перспективе;

Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

Разрабатывать новые решения реализации проектов и бизнес-процессов в случае их изменения или изменения финансовых потребностей на их реализацию в рамках утвержденного бюджета;

Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

Определять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;

Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;

Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

Работать с большим объемом информации;

Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

Использовать средства коммуникации;

Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

Использовать средства коммуникации;

Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

Работать с большим объемом информации;

Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;

Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

Определять и внедрять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;

Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;

Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

Работать с большим объемом информации;

Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

Выстраивать бизнес-процессы;

Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

Использовать средства коммуникации;

Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;

Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

1.5. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса назначается на должность и освобождается от должности приказом президента профессионального сообщества Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса подчиняется президенту профессиональному сообществу Учреждения и начальнику подразделения «Структурные технологии»

2. Трудовые функции

2.1. Управление персоналом структурных подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

2.2. Финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.

2.3. Определение и реализация стратегического развития административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

2.4. Управление административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации.

3. Должностные обязанности

3.1. Определение критериев для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

3.2. Определение критериев подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.3. Инициация проведения мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня.

3.4. Оценка уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки.

3.5. Контроль и оценка эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

3.6. Определение норм и процедур управления персоналом подразделений поддержки.

3.7. Формирование и построение структуры подразделений.

3.8. Организация контроля исполнения персоналом принятых решений.

3.9. Разработка стратегии и тактики в области финансовой политики экономического субъекта.

3.10. Доведение утвержденного бюджета до непосредственных исполнителей.

3.11. Формирование бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

3.12. Анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации.

3.13. Оценка соответствия финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации.

3.14. Внесение изменений в финансовые планы.

3.15. Участие в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов.

3.16. Управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета.

3.17. Постановка финансовых целей подразделениям.

3.18. Контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.

3.19. Разработка и принятие управленческих решений по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.20. Оценка потенциальных рисков.

3.21. Определение миссии и целей административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.22. Проведение мониторинга бизнес-процессов организации.

3.23. Внедрение инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.24. Подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.

3.25. Постановка стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации.

3.26. Оценка эффективности внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.27. Проведение встреч и переговоров с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами.

3.28. Определение методов контроля бизнес-процессов.

3.29. Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения.

3.30. Оценка рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.31. Определение и внедрение административной, хозяйственной, документационной и организационной политики организации.

3.32. Принятие и организация выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

3.33. Постановка операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.

Изменить трудовые функции

4. Права

Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заместителя генерального директора по поддержки бизнеса .

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию заместителя генерального директора по поддержки бизнеса .

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений президента профессионального сообщества Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения заместитель генерального директора по поддержке бизнеса может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 2 февраля 2018 г. № 49н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Скачать в формате MS Word

Поделиться должностной инструкцией в соцсетях:

Вконтакте Фейсбук Мой Мир@mail.ru Одноклассники Твиттер