ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заместителя генерального директора по поддержки бизнеса


1. Общие положения


1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность заместителя генерального директора по поддержки бизнеса подразделения «Структурные технологии» (далее - Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса) Ассоциация «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» (далее Учреждение).

1.2. На должность заместителя генерального директора по поддержки бизнеса назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

  • Дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года);
  • Высшее образование (непрофильное) - специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
  • Высшее образование - специалитет или магистратура;

    • с опытом практической работы:

  • Не менее пяти лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения;

    • 1.3. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса должен знать:

  • Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
  • Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Основы бизнес-планирования;
  • Социальная политика организации;
  • Основы психологии, делового общения;
  • Правила деловой переписки;
  • Бизнес-план организации;
  • Структура организации;
  • Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
  • Структура и принципы организации организационной поддержки;
  • Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
  • Основы управления организацией;
  • Методика внедрения локальных нормативных актов;
  • Стратегия развития организации;
  • Методика разработки локальных нормативных актов;
  • Структура и принципы организации документационной поддержки;
  • Методы оценки персонала и результатов труда;
  • Методы построения бизнес-планов;
  • Основы риск-менеджмента;
  • Методы контроля бизнес-процессов;
  • Правила делового этикета;
  • Основы конфликтологии;
  • Основы управления проектами и изменениями;
  • Политика управления персоналом организации;
  • Основы управления персоналом и его мотивации;
  • Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Методы анализа бизнес-процессов;
  • Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Структура и принципы организации административной поддержки;
  • Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
  • Правила деловой переписки;
  • Методика внедрения локальных нормативных актов;
  • Методы контроля бизнес-процессов;
  • Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
  • Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
  • Структура и принципы организации административной поддержки;
  • Методические документы по финансовому анализу;
  • Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Бизнес-план организации;
  • Основы управления проектами и изменениями;
  • Структура и принципы организации документационной поддержки;
  • Основы управления организацией;
  • Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
  • Методы анализа бизнес-процессов;
  • Структура и принципы организации организационной поддержки;
  • Методы построения бизнес-планов;
  • Методика разработки локальных нормативных актов;
  • Основы бизнес-планирования;
  • Методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;
  • Правила делового этикета;
  • Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
  • Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Основы риск-менеджмента;
  • Структура организации;
  • Стратегия развития организации;
  • Основы финансового менеджмента;
  • Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
  • Методы контроля бизнес-процессов;
  • Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Структура и принципы организации организационной поддержки;
  • Основы риск-менеджмента;
  • Правила деловой переписки;
  • Основы бизнес-планирования;
  • Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Структура и принципы организации документационной поддержки;
  • Основы управления проектами и изменениями;
  • Правила делового этикета;
  • Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
  • Основы психологии, делового общения;
  • Структура и принципы организации административной поддержки;
  • Основы конфликтологии;
  • Структура организации;
  • Методы построения бизнес-планов;
  • Стратегия развития организации;
  • Методы анализа бизнес-процессов;
  • Основы управления организацией;
  • Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
  • Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Бизнес-план организации;
  • Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
  • Методика внедрения локальных нормативных актов;
  • Методика разработки локальных нормативных актов;
  • Основы конфликтологии;
  • Бизнес-план организации;
  • Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
  • Правила делового этикета;
  • Стратегия развития организации;
  • Методы анализа бизнес-процессов;
  • Методика разработки локальных нормативных актов;
  • Основы управления проектами и изменениями;
  • Основы управления организацией;
  • Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Структура организации;
  • Структура и принципы организации документационной поддержки;
  • Правила деловой переписки;
  • Методика внедрения локальных нормативных актов;
  • Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
  • Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
  • Структура и принципы организации административной поддержки;
  • Методы контроля бизнес-процессов;
  • Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
  • Основы риск-менеджмента;
  • Основы психологии, делового общения;
  • Структура и принципы организации организационной поддержки;
  • Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

    • 1.4. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса должен уметь:

  • Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
  • Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
  • Работать с большим объемом информации;
  • Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
  • Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
  • Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
  • Управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной;
  • Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
  • Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
  • Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
  • Использовать средства коммуникации;
  • Координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками подразделений, а также с представителями внешней среды организации;
  • Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
  • Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
  • Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
  • Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
  • Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
  • Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
  • Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
  • Определять показатели эффективности работы персонала подразделений;
  • Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
  • Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
  • Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
  • Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
  • Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
  • Проверять качество информации, полученной в процессе бюджетирования деятельности подразделения;
  • Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
  • Использовать методы финансовых вычислений и анализа;
  • Планировать и разрабатывать бюджеты;
  • Планировать использование финансовых ресурсов в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
  • Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
  • Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
  • Разрабатывать новые решения реализации проектов и бизнес-процессов в случае их изменения или изменения финансовых потребностей на их реализацию в рамках утвержденного бюджета;
  • Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
  • Определять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;
  • Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
  • Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
  • Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
  • Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
  • Работать с большим объемом информации;
  • Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
  • Использовать средства коммуникации;
  • Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
  • Использовать средства коммуникации;
  • Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
  • Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
  • Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
  • Работать с большим объемом информации;
  • Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
  • Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
  • Определять и внедрять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;
  • Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
  • Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
  • Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
  • Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
  • Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
  • Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
  • Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
  • Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
  • Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
  • Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
  • Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
  • Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
  • Работать с большим объемом информации;
  • Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
  • Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
  • Выстраивать бизнес-процессы;
  • Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
  • Использовать средства коммуникации;
  • Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
  • Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
  • Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
  • Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
  • Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
  • Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
  • Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
  • Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
  • Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

    • 1.5. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса назначается на должность и освобождается от должности приказом президента профессионального сообщества Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    1.6. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса подчиняется президенту профессиональному сообществу Учреждения и начальнику подразделения «Структурные технологии»


    2. Трудовые функции


  • 2.1. Управление персоналом структурных подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
  • 2.2. Финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
  • 2.3. Определение и реализация стратегического развития административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 2.4. Управление административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации.


    • 3. Должностные обязанности


  • 3.1. Определение критериев для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
  • 3.2. Определение критериев подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.3. Инициация проведения мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня.
  • 3.4. Оценка уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки.
  • 3.5. Контроль и оценка эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
  • 3.6. Определение норм и процедур управления персоналом подразделений поддержки.
  • 3.7. Формирование и построение структуры подразделений.
  • 3.8. Организация контроля исполнения персоналом принятых решений.
  • 3.9. Разработка стратегии и тактики в области финансовой политики экономического субъекта.
  • 3.10. Доведение утвержденного бюджета до непосредственных исполнителей.
  • 3.11. Формирование бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
  • 3.12. Анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации.
  • 3.13. Оценка соответствия финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации.
  • 3.14. Внесение изменений в финансовые планы.
  • 3.15. Участие в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов.
  • 3.16. Управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета.
  • 3.17. Постановка финансовых целей подразделениям.
  • 3.18. Контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
  • 3.19. Разработка и принятие управленческих решений по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.20. Оценка потенциальных рисков.
  • 3.21. Определение миссии и целей административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.22. Проведение мониторинга бизнес-процессов организации.
  • 3.23. Внедрение инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.24. Подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.
  • 3.25. Постановка стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации.
  • 3.26. Оценка эффективности внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.27. Проведение встреч и переговоров с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами.
  • 3.28. Определение методов контроля бизнес-процессов.
  • 3.29. Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения.
  • 3.30. Оценка рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.31. Определение и внедрение административной, хозяйственной, документационной и организационной политики организации.
  • 3.32. Принятие и организация выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
  • 3.33. Постановка операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.


    • Изменить трудовые функции


    4. Права


    Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса имеет право:

    4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заместителя генерального директора по поддержки бизнеса .

    4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

    4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию заместителя генерального директора по поддержки бизнеса .

    4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

    4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

    4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

    4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

    4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.


    5. Ответственность


    Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса несет ответственность за:

    5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

    5.2. Невыполнение распоряжений и поручений президента профессионального сообщества Учреждения.

    5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

    5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

    5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

    5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

    За вышеперечисленные нарушения заместитель генерального директора по поддержке бизнеса может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.


    Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 2 февраля 2018 г. № 49н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.


    Скачать в формате MS Word
    Поделиться должностной инструкцией в соцсетях:
    Вконтакте Фейсбук Мой Мир@mail.ru Одноклассники Твиттер