ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
заместителя генерального директора по поддержки бизнеса
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность заместителя генерального директора по поддержки бизнеса подразделения «Структурные технологии» (далее - Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса) Ассоциация «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» (далее Учреждение).
1.2. На должность заместителя генерального директора по поддержки бизнеса назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:
- Дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года);
- Высшее образование (непрофильное) - специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
- Высшее образование - специалитет или магистратура;
с опытом практической работы:
- Не менее пяти лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения;
1.3. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса должен знать:
- Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
- Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Основы бизнес-планирования;
- Социальная политика организации;
- Основы психологии, делового общения;
- Правила деловой переписки;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- Структура и принципы организации организационной поддержки;
- Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
- Основы управления организацией;
- Методика внедрения локальных нормативных актов;
- Стратегия развития организации;
- Методика разработки локальных нормативных актов;
- Структура и принципы организации документационной поддержки;
- Методы оценки персонала и результатов труда;
- Методы построения бизнес-планов;
- Методы контроля бизнес-процессов;
- Правила делового этикета;
- Основы управления проектами и изменениями;
- Политика управления персоналом организации;
- Основы управления персоналом и его мотивации;
- Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Методы анализа бизнес-процессов;
- Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Структура и принципы организации административной поддержки;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Правила деловой переписки;
- Методика внедрения локальных нормативных актов;
- Методы контроля бизнес-процессов;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
- Структура и принципы организации административной поддержки;
- Методические документы по финансовому анализу;
- Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Основы управления проектами и изменениями;
- Структура и принципы организации документационной поддержки;
- Основы управления организацией;
- Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
- Методы анализа бизнес-процессов;
- Структура и принципы организации организационной поддержки;
- Методы построения бизнес-планов;
- Методика разработки локальных нормативных актов;
- Основы бизнес-планирования;
- Методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;
- Правила делового этикета;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Стратегия развития организации;
- Основы финансового менеджмента;
- Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
- Методы контроля бизнес-процессов;
- Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Структура и принципы организации организационной поддержки;
- Правила деловой переписки;
- Основы бизнес-планирования;
- Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Структура и принципы организации документационной поддержки;
- Основы управления проектами и изменениями;
- Правила делового этикета;
- Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
- Основы психологии, делового общения;
- Структура и принципы организации административной поддержки;
- Методы построения бизнес-планов;
- Стратегия развития организации;
- Методы анализа бизнес-процессов;
- Основы управления организацией;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Методика внедрения локальных нормативных актов;
- Методика разработки локальных нормативных актов;
- Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
- Правила делового этикета;
- Стратегия развития организации;
- Методы анализа бизнес-процессов;
- Методика разработки локальных нормативных актов;
- Основы управления проектами и изменениями;
- Основы управления организацией;
- Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Структура и принципы организации документационной поддержки;
- Правила деловой переписки;
- Методика внедрения локальных нормативных актов;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- Структура и принципы организации административной поддержки;
- Методы контроля бизнес-процессов;
- Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;
- Основы психологии, делового общения;
- Структура и принципы организации организационной поддержки;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
1.4. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса должен уметь:
- Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
- Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
- Работать с большим объемом информации;
- Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
- Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- Управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной;
- Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
- Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
- Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
- Использовать средства коммуникации;
- Координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками подразделений, а также с представителями внешней среды организации;
- Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
- Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
- Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
- Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
- Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
- Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
- Определять показатели эффективности работы персонала подразделений;
- Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
- Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
- Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
- Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
- Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
- Проверять качество информации, полученной в процессе бюджетирования деятельности подразделения;
- Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
- Использовать методы финансовых вычислений и анализа;
- Планировать и разрабатывать бюджеты;
- Планировать использование финансовых ресурсов в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
- Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
- Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
- Разрабатывать новые решения реализации проектов и бизнес-процессов в случае их изменения или изменения финансовых потребностей на их реализацию в рамках утвержденного бюджета;
- Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
- Определять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;
- Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
- Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
- Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
- Работать с большим объемом информации;
- Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
- Использовать средства коммуникации;
- Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
- Использовать средства коммуникации;
- Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
- Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
- Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
- Работать с большим объемом информации;
- Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
- Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
- Определять и внедрять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;
- Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
- Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
- Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
- Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
- Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
- Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
- Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
- Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
- Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
- Работать с большим объемом информации;
- Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;
- Выстраивать бизнес-процессы;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- Использовать средства коммуникации;
- Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
- Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
- Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
- Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
- Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
- Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
- Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
- Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
- Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
1.5. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса назначается на должность и освобождается от должности приказом президента профессионального сообщества Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.6. Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса подчиняется президенту профессиональному сообществу Учреждения и начальнику подразделения «Структурные технологии»
2. Трудовые функции
- 2.1. Управление персоналом структурных подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
- 2.2. Финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
- 2.3. Определение и реализация стратегического развития административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 2.4. Управление административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации.
3. Должностные обязанности
- 3.1. Определение критериев для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
- 3.2. Определение критериев подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.3. Инициация проведения мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня.
- 3.4. Оценка уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки.
- 3.5. Контроль и оценка эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
- 3.6. Определение норм и процедур управления персоналом подразделений поддержки.
- 3.7. Формирование и построение структуры подразделений.
- 3.8. Организация контроля исполнения персоналом принятых решений.
- 3.9. Разработка стратегии и тактики в области финансовой политики экономического субъекта.
- 3.10. Доведение утвержденного бюджета до непосредственных исполнителей.
- 3.11. Формирование бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
- 3.12. Анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации.
- 3.13. Оценка соответствия финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации.
- 3.14. Внесение изменений в финансовые планы.
- 3.15. Участие в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов.
- 3.16. Управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета.
- 3.17. Постановка финансовых целей подразделениям.
- 3.18. Контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
- 3.19. Разработка и принятие управленческих решений по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.20. Оценка потенциальных рисков.
- 3.21. Определение миссии и целей административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.22. Проведение мониторинга бизнес-процессов организации.
- 3.23. Внедрение инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.24. Подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.
- 3.25. Постановка стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации.
- 3.26. Оценка эффективности внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.27. Проведение встреч и переговоров с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами.
- 3.28. Определение методов контроля бизнес-процессов.
- 3.29. Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения.
- 3.30. Оценка рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.31. Определение и внедрение административной, хозяйственной, документационной и организационной политики организации.
- 3.32. Принятие и организация выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
- 3.33. Постановка операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.
Изменить трудовые функции
4. Права
Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заместителя генерального директора по поддержки бизнеса .
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию заместителя генерального директора по поддержки бизнеса .
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
5. Ответственность
Заместитель генерального директора по поддержке бизнеса несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение распоряжений и поручений президента профессионального сообщества Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения заместитель генерального директора по поддержке бизнеса может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 2 февраля 2018 г. № 49н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Скачать в формате MS Word
Поделиться должностной инструкцией в соцсетях: