ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
руководителя отдела выставок
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела выставок подразделения «Промышленные технологии» (далее - Руководитель отдела выставок) Российский союз выставок и ярмарок (далее Учреждение).
1.2. На должность руководителя отдела выставок назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:
- Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки в сфере выставочного менеджмента, конгрессного менеджмента, событийного менеджмента, управления проектами;
- Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат;
- Высшее образование - бакалавриат;
с опытом практической работы:
- Не менее трех лет в сфере организации торгово-промышленных выставок или управления проектами;
1.3. Руководитель отдела выставок должен знать:
- Программные продукты, необходимые для анализа данных и подготовки отчетных документов;
- Способы формализации данных;
- Особенности функционирования индустрии встреч, выставочного бизнеса и организации выставочных проектов;
- Методы и приемы работы в специализированных программах в области бухгалтерии, финансов, управления организацией;
- Развитие отраслевых рынков, связанных с тематикой организуемого проекта;
- Методы и технологии обработки и анализа данных;
- Особенности осуществления кросс-культурных коммуникаций;
- Приемы постановки целей и задач;
- Техники ведения переговоров;
- Особенности управления выставочными проектами;
- Основы делового протокола;
- Разговорный английский язык;
- Основы командообразования, управления персоналом;
- Инструменты тайм-менеджмента;
- Практика заключения подрядных и агентских договоров, соглашений о сотрудничестве;
- Нормативные правовые акты в сфере заключения коммерческих договоров и выполнения договорных обязательств;
- Направления развития рынка подрядных и агентских организаций для выставочной деятельности;
- Особенности работы с различными группами потенциальных партнеров и спонсоров торгово-промышленных выставок;
- Развитие отраслевых рынков, связанных с тематикой организуемой торгово-промышленной выставки;
- Особенности управления проектами торгово-промышленных выставок;
- Возможности формирования пакетов услуг для партнеров и спонсоров торгово-промышленных выставок;
- Технологии эффективной работы со спонсорами;
- Возможности участия представителей органов государственного управления различного уровня в подготовке и проведении торгово-промышленных выставок;
- Инструменты тайм-менеджмента;
- Основы маркетинговых коммуникаций, в частности - инструменты продвижения, реклама, связи с общественностью, спонсоринг, интернет-маркетинг;
- Особенности развития отраслевых рынков, связанных с тематикой организуемого проекта;
- Технологии ведения переговоров;
- Особенности выставочного менеджмента на различных этапах организации торгово-промышленной выставки;
- Инструменты тайм-менеджмента;
- Современные подходы к управлению проектами, календарное планирование и бюджетирование проектов;
- Основы управления персоналом, мотивации работников, командообразования;
- Методы развития рынка мест и площадок для проведения торгово-промышленных выставок;
- Методы разработки видения и концепции проекта;
- Экономика проекта, расчет эффективности инвестиций;
- Современные методы управления рисками, в том числе особенности управления рисками в выставочном бизнесе;
- Инструменты бизнес-планирования;
- Современные подходы к управлению проектами, в частности, в выставочной деятельности в сфере торгово-промышленных выставок;
- История развития выставочной деятельности;
- Методы эффективного управления проектами;
- История развития выставочной деятельности;
- Современное развитие выставочной деятельности в Российской Федерации и в мире;
- Закономерности современного развития отраслей экономики и бизнеса, связанных с тематикой организуемых торгово-промышленных выставок, на национальном и международном уровнях;
- Принципы рыночной конкуренции;
- Менеджмент в индустрии встреч;
- Методы анализа маркетинговой информации;
- Развитие технологий и инноваций в отраслях экономики и бизнеса, связанных с тематикой организуемых торгово-промышленных выставок, на национальном и международном уровнях;
1.4. Руководитель отдела выставок должен уметь:
- Принимать управленческие решения в сфере реализации проекта торгово-промышленной выставки;
- Сотрудничать с руководителями проектов торгово-промышленных выставок для повышения общей эффективности организации - профессионального организатора торгово-промышленных выставок;
- Систематизировать и анализировать большой объем информации о реализации проекта торгово-промышленной выставки;
- Формировать команду для работы в напряженных условиях проведения торгово-промышленной выставки (с момента начала монтажа выставочных стендов и оборудования и заезда участников выставки до момента завершения демонтажа выставочных стендов и выставочного оборудования и выезда участников выставки);
- Эффективно распределять задачи и обязанности среди участников указанной команды с учетом квалификации и подготовки каждого участника команды;
- Решать сложные, спорные и конфликтные ситуации, возникающие на выставочной площадке в ходе проведения торгово-промышленной выставки;
- Формировать, поддерживать и развивать сеть контактов среди подрядных и агентских организаций для создания системы постоянных партнеров и повышения надежности сотрудничества;
- Урегулировать споры и разногласия, возникающие в ходе выполнения работ, предоставления услуг по заключенным договорам и соглашениям;
- Формировать адекватные критерии выбора подрядчиков и агентов в соответствии с требованиями концепции и бизнес-плана торгово-промышленной выставки;
- Эффективно управлять ресурсами проекта торгово-промышленной выставки;
- Выявлять интересы различных групп потенциальных партнеров и спонсоров;
- Формировать индивидуальные предложения для различных групп потенциальных партнеров и спонсоров в рамках организуемого торгово-промышленной выставки;
- Выстраивать эффективные взаимодействия с подразделениями организации для достижения целевых результатов проекта торгово-промышленной выставки;
- Использовать события, происходящие во время организации торгово-промышленной выставки, для эффективного продвижения торгово-промышленной выставки серди целевых аудиторий участников и партнеров;
- Согласовывать интересы и убеждать представителей ключевых игроков отрасли экономики, в рамках которой организуется торгово-промышленная выставка, партнеров, спонсоров принимать участие в мероприятиях, направленных на продвижение проекта торгово-промышленной выставки;
- Применять финансовые и нефинансовые инструменты мотивации для получения наилучших результатов по проекту торгово-промышленной выставки;
- Адаптировать типовые подходы к организации выставочных мероприятий к особенностям конкретной торгово-промышленной выставки;
- Ориентироваться в разнообразии инструментов и методов выставочного менеджмента для нахождения оптимальных решений в ходе реализации проекта торгово-промышленной выставки;
- Распределять задачи и работы в соответствии с квалификацией и индивидуальными особенностями участников команды проекта торгово-промышленной выставки;
- Анализировать риски организации торгово-промышленной выставки;
- Принимать эффективные тактические решения в рамках имеющихся ресурсных ограничений;
- Рассчитывать коммерческие показатели эффективности проекта торгово-промышленной выставки;
- Определять ключевые факторы, влияющие на получение целевых коммерческих результатов торгово-промышленной выставки;
- Определять приоритеты и ключевые факторы эффективности торгово-промышленной выставки на основе имеющейся маркетинговой информации;
- Анализировать и систематизировать большие объемы маркетинговой информации;
- Применять полученную маркетинговую информацию для принятия управленческих решений;
- Выявлять существенные события в развитии различных отраслей экономики, значимые для развития выставочной деятельности в сфере торгово-промышленных выставок;
- Формировать, поддерживать и развивать сеть контактов с ключевыми игроками и экспертами отраслей экономики, связанных с организуемыми торгово-промышленными выставками;
- Принимать управленческие решения в сфере развития проектов торгово-промышленных выставок;
1.5. Руководитель отдела выставок назначается на должность и освобождается от должности приказом исполнительного директора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.6. Руководитель отдела выставок подчиняется исполнительному директору Учреждения и начальнику подразделения «Промышленные технологии»
2. Трудовые функции
- 2.1. Анализ результатов проведения торгово-промышленной выставки для повышения эффективности будущих проектов.
- 2.2. Организация работы офиса организации - профессионального организатора торгово-промышленных выставок во время проведения торгово-промышленной выставки.
- 2.3. Заключение договоров на выполнение работ с подрядчиками торгово-промышленной выставки и договоров на продажу выставочных площадей с агентскими организациями.
- 2.4. Организация совместной работы с партнерами торгово-промышленной выставки, в том числе с заинтересованными органами государственного управления, отраслевыми ассоциациями и союзами, торгово-промышленными палатами, отраслевыми организациями.
- 2.5. Обеспечение соответствия маркетингового плана торгово-промышленной выставки концепции и бизнес-плану торгово-промышленной выставки.
- 2.6. Управление реализацией проекта торгово-промышленной выставки.
- 2.7. Разработка концепции и бизнес-плана организации проекта торгово-промышленной выставки.
- 2.8. Маркетинговый анализ, направленный на выявление возможностей эффективного развития проекта торгово-промышленной выставки.
3. Должностные обязанности
- 3.1. Представление промежуточных и итоговых результатов реализации проекта торгово-промышленной выставки руководству организации - профессионального организатора торгово-промышленных выставок.
- 3.2. Выявление рекомендаций, которые могут быть полезны руководителям проектов других торгово-промышленных выставок организации - профессионального организатора торгово-промышленных выставок для повышения общей эффективности деятельности организации.
- 3.3. Подготовка сводного аналитического отчета с учетом данных промежуточных и итоговых отчетов участников команды, а также собственных данных.
- 3.4. Распределение функций сбора данных для промежуточных и итоговых отчетов об организации торгово-промышленной выставки среди участников команды выставки.
- 3.5. Обучение дополнительного персонала офиса организатора на выставочной площадке.
- 3.6. Координация работы офиса организатора на площадке торгово-промышленной выставки, в том числе решение текущих вопросов с партнерами, спонсорами, подрядчиками торгово-промышленной выставки, руководством выставочной площадки, решение вопросов, связанных с изменением программы торгово-промышленной выставки.
- 3.7. Отбор дополнительного персонала в соответствии с критериями, определяемыми требованиями конкретной торгово-промышленной выставки, для работы в офисе организатора на выставочной площадке в ходе проведения выставки.
- 3.8. Распределение задач и обязанностей по работе офиса организатора на выставочной площадке среди участников команды торгово-промышленной выставки.
- 3.9. Формирование банка резюме кандидатов для приглашения на работу в составе дополнительного персонала офиса организатора на выставочной площадке.
- 3.10. Ежедневный контроль выполнения функций офиса организатора, реализации задач и обязанностей каждым работником офиса организатора.
- 3.11. Контроль выполнения работ, предоставления услуг в соответствии с условиями заключенных договоров и соглашений.
- 3.12. Формирование критериев для отбора подрядных организаций с целью обеспечения полного комплекса услуг и возможностей для участников торгово-промышленной выставки.
- 3.13. Заключение договоров с агентскими организациями на привлечение участников торгово-промышленной выставки и осуществление продаж выставочных площадей.
- 3.14. Заключение договоров с подрядными организациями торгово-промышленной выставки.
- 3.15. Принятие решений о замене подрядных или агентских организаций в случае нарушения условий подписанных договоров и соглашений.
- 3.16. Формирование критериев для отбора агентских организаций.
- 3.17. Контроль соблюдения согласованных условий сотрудничества со спонсорами торгово-промышленной выставки в ходе подготовки и проведения торгово-промышленной выставки.
- 3.18. Заключение соглашений о сотрудничестве в сфере продвижения торгово-промышленной выставки и привлечения ее участников с ключевыми партнерами торгово-промышленной выставки: национальными и международными профессиональными и отраслевыми ассоциациями, союзами, торгово-промышленными палатами, органами государственного управления различного уровня, консульствами, крупными национальными, зарубежными или международными организациями.
- 3.19. Ведение переговоров с потенциальными спонсорами торгово-промышленной выставки.
- 3.20. Постановка задач перед участниками команды проекта торгово-промышленной выставки по выполнению соглашений с партнерами и спонсорами торгово-промышленной выставки.
- 3.21. Координация взаимодействия структурных подразделений организации по вопросам разработки и реализации мероприятий маркетингового плана торгово-промышленной выставки.
- 3.22. Контроль соответствия реализуемого плана мероприятий по продвижению торгово-промышленной выставки миссии и целям торгово-промышленной выставки, а также соглашениям, достигнутым с партнерами, спонсорами, участниками отдельных категорий.
- 3.23. Организация исполнения планов работ в сфере администрирования, обновления контента и продвижения сайта торгово-промышленной выставки.
- 3.24. Формирование рекомендаций для работников/подразделений организации - профессионального организатора торгово-промышленных выставок, ответственных за маркетинг, по разработке бренд-кодов и стратегии продвижения торгово-промышленной выставки.
- 3.25. Разработка планов работ в сфере администрирования, обновления контента и продвижения сайта торгово-промышленной выставки.
- 3.26. Заключение соглашений о сотрудничестве в сфере продвижения торгово-промышленной выставки со средствами массовой информации (совместно с работниками/подразделениями организации - профессионального организатора торгово-промышленных выставок, ответственными за маркетинг).
- 3.27. Формирование команды проекта торгово-промышленной выставки и распределение задач и работ среди специалистов- участников команды проекта торгово-промышленной выставки.
- 3.28. Разработка бюджета проекта торгово-промышленной выставки и контроль его выполнения.
- 3.29. Согласование с руководством организации системы мотивации для участников команды проекта торгово-промышленной выставки.
- 3.30. Разработка системы мотивации для участников команды проекта торгово-промышленной выставки.
- 3.31. Управление отклонениями, возникающими в ходе выполнения плана реализации торгово-промышленной выставки.
- 3.32. Контроль выполнения плана реализации торгово-промышленной выставки.
- 3.33. Разработка календарного плана реализации проекта торгово-промышленной выставки.
- 3.34. В соответствии с утвержденной концепцией торгово-промышленной выставки - разработка плана экспозиции торгово-промышленной выставки, списка потенциальных партнеров и спонсоров, тематик и форматов деловых и дополнительных мероприятий.
- 3.35. Разработка бизнес-плана проекта торгово-промышленной выставки.
- 3.36. Обоснование выбора места проведения торгово-промышленной выставки с учетом особенностей ее концепции.
- 3.37. Разработка или актуализация концепции проекта торгово-промышленной выставки.
- 3.38. Разработка концепций и бизнес-планов ключевых деловых мероприятий в программе торгово-промышленной выставки.
- 3.39. Проведение периодического анализа конкурентных проектов торгово-промышленных выставок.
- 3.40. Анализ отчетов, предоставляемых специалистами по организации торгово-промышленных выставок.
- 3.41. Осуществление мониторинга развития отраслей экономики, связанных с тематикой торгово-промышленных выставок, для актуализации концепции торгово-промышленной выставки.
Изменить трудовые функции
4. Права
Руководитель отдела выставок имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности руководителя отдела выставок .
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию руководителя отдела выставок .
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
5. Ответственность
Руководитель отдела выставок несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение распоряжений и поручений исполнительного директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения руководитель отдела выставок может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по выставочной деятельности в сфере торгово-промышленных выставок» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 9 ноября 2016 г. № 612н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Скачать в формате MS Word
Поделиться должностной инструкцией в соцсетях: